„Şedinţita“, boală naţională

„Şedinţita“, boală naţională

Când şedinţele de la serviciu cresc ca număr şi ca durată, angajaţii au din ce în ce mai multe motive să creadă că lucrează pentru o companie în care problemele mustesc. De ce companiile îşi obligă angajaţii „să piardă timpul“ în întruniri de multe ori inutile? Nici specialiştii în consultanţă în management nu găsesc întotdeauna răspunsul.

„O prietenă care lucrează la o firmă de asigurări mi se plângea zilele astea că în fiecare zi şeful ei bagă în şedinţă tot departamentul vreo două ore, după program.

Săraca era disperată pentru că, în afara faptului că nu mai avea timp de nimic, li se transmitea prin urlete şi zbierete că trebuie să se ocupe şi de alte sarcini ce nu ţin de fişa postului. Asta în măsura în care nici nu se pune problema unei creşteri salariale“, ne-a povestit Coman Raluca, 27 de ani.

Raluca a experimentat ambele extreme. „Pe când lucram în departamentul de relaţii cu clienţii din cadrul unei companii de telecomunicaţii, aveam doar o şedinţă la o lună şi alta la trei luni cu managerul. Totul era bine organizat şi dacă se întâmpla să dureze mai mult de o oră, se recurgea la jocuri pentru a ne retrezi interesul“, îşi aminteşte Raluca.

După ce a plecat din această companie şi a ajuns în departamentul juridic al unei bănci, tânăra a trăit pe pielea ei coşmarul şedinţelor care durau de la o oră jumătate în sus şi în care comunicatorii divagau inevitabil de la planul expus la început.

Dana Costea lucrează în comunicare şi are o teorie proprie despre şedinţe, foarte dese şi la ea la serviciu.

„Eu împart şedinţele simplu: în bune şi rele. Şedinţele bune sunt rare şi te storc de energie. Vorbesc de şedinţele acelea de idei în care sunt permise glume, în care îţi prinzi părul cu creionul şi mănânci chipsuri, îţi ţii picioarele încrucişate pe scaun şi desenezi schiţe de logo, nu răţuşte pe hârtie! Apropo de răţuşte pe hârtie, expert eşti abia când reuşeşti să desenezi una fără să ridici pixul de pe foaie. Practica o faci în şedinţele rele, a caror principală caracteristică este că sunt prea lungi“, povesteşte Dana.

Experienţele personale „bat“ orice plan

Pentru Tudor Ţuică (30 de ani), angajat al unei companii de telecomunicaţii, şedinţele care durează până la două-trei ore înseamnă pierdere de timp.

„Particip la două întruniri care se ţin la fiecare două săptămâni. Una la care participă managerii regionali, organizată la nivel naţional, şi alta organizatorică. Ei, cea dintâi este interesantă pentru că ţine maximum o oră, iar fiecare prezintă problemele cu care s-a confruntat. Cea organizatorică, în schimb, durează şi trei ore şi adesea se ajunge de la o problemă concretă la experienţele de viaţă ale unuia dintre colegi sau la întâmplările auzite de la cunoscuţi“, ne-a explicat Tudor, cu uşoară reţinere.

Teama de penibil

Dacă o bună parte din angajaţii multinaţionalelor sau ai companiilor româneşti evită să vorbească despre climatul de la serviciu pentru că „există anumite restricţii ce ţin de politica internă“, pe bloguri, se dovedesc a fi ceva mai curajoşi.

„Tocmai vin de la o şedinţă. Nu ştiu cum reuşesc de fiecare dată să casc în draci, deşi când intru în sală îmi propun să mă concentrez la tot ce se spune acolo. Ei bine, după 5-10 minute m-a apucat un căscat din ăla de zici c-aş fi vrut să înghit juma’ de sală“, povesteşte un angajat pe blogul său, sub pseudonimul „freacamenta’s“, fără să-şi dezvăluie identitatea.

El continuă să povestească despre un coleg de-al său care i-a mărturisit la sfârşitul şedinţei că e terorizat de gândul că, la un moment dat, va adormi şi va cădea în nas, în faţa tuturor.

Scade productivitatea

Un studiu realizat recent de compania de executive research Office Team arată că jumătate dintre repondenţi cred că angajaţii ar fi mai eficienţi dacă ar trebui să participe doar la o şedinţă pe săptămână. Acelaşi studiu mai arată că un sfert dintre întruniri sunt total inutile.

Modă veche, năravuri noi

„Şedinţita“ sau boala companiilor de a organiza întruniri peste întruniri cu angajaţii a „erupt“ în perioada ’97- ’99 în România, arată Petre Nicolae, director general la CBC România, firmă de consultanţă pentru afaceri şi management.

„În această perioadă au migrat foarte mulţi oameni din multinaţionale către firmele româneşti. Fără să ţină cont de diferenţa dintre structurile companiilor, ei au vrut să implementeze acelaşi model de organizare“, mai explică Nicolae.

Specialistul spune că şi înainte de ’89 se ţineau şedinţe lungi când „Tovarăşul“ voia să se facă auzit. Acestea erau însă mai rare, spre deosebire de astăzi, când întrunirile dese din companii sunt atribute ale stilului managerial dictatorial sau încercări disperate de a salva ceea ce nu s-a realizat la timp.

Angajaţii, exasperaţi de comanda „stand-by“

Durata şi numărul mare al şedinţelor la care trebuie să participe un coorporatist duc la scăderea eficienţei sale, atenţionează specialiştii în consultanţă şi în resurse umane.

„În toate cazurile cu care am avut de-a face, angajaţii mărturiseau că mai bine ar fi lăsaţi să muncească decât să participe la şedinţe aiurea“, povesteşte Marian Rujoiu, trainer şi director al firmei de consultanţă Extreme Training.

Rujoiu spune că un număr prea mare de şedinţe ascunde, de fapt, lipsa de eficienţă în organizare sau lipsa unor obiective clare.

Petre Nicolae de la CBC România afirmă că în multe din companiile sau multinaţionalele din România lipsesc oamenii care să aibă pregătirea necesară pentru a ţine o şedinţă.

Mult zgomot pentru nimic

„Sunt manageri care-şi convoacă subalternii şi după două ore, nu reuşesc să transmită un mesaj clar. Există companii unde se ţin şi trei şedinţe pe zi de câte o oră sau două, dar cel mai trist este că după aceea nu se întâmplă nimic. Oamenii ies din şedinţă fără a şti exact ce au de făcut şi aşteaptă, de multe ori, şedinţa de la prânz sau pe cea de seară pentru a se apuca de ceva“, mai observă Nicolae.

Specialistul spune că mulţi angajaţi recurg la mâzgălituri pe hârtii atunci când şeful se întrece pe sine în durata monologului.

„Exact ca la şcoală, când profesoara te constrângea să stai cuminte în bancă“, explică Nicolae. El mai adaugă că unii chiar ajung să aţipească de-a binelea în timpul
şedinţelor cu mai mulţi participanţi.

Secretele unei şedinţe productive

Profesioniştii cu experienţă în domeniul consultanţei în afaceri arată că durata maximă a unei şedinţe diferă în funcţie de mărimea companiei şi de tipul de întrunire. În cazul unei firme mijlocii, o şedinţă optimă ţine o oră. La fimele mari, şedinţele pot dura mult mai mult deoarece există mai multe probleme de rezolvat“, explică Daniela Necefor, managing partner la Total Business Solutions.

Petre Nicolae precizează că timpul alocat unei şedinţe uzuale în marile companii ar trebui să se încadreze între una şi trei ore. „O întrunire de schimbare a strategiei poate dura până la 12 ore pentru că este nevoie de multă concentrare şi de tact“, dezvăluie Nicolae.

Ingredientele de bază

În pofida proastei reputaţii pe care au căpătat-o, şedinţele aduc şi avantaje unei companii. „Facilitează schimbul de idei, stau la baza unei mai bune comunicări între departamente, dar şi în interiorul lor, valorificând totodată propunerile venite din partea liderilor informali“, punctează Necefor.

Ea adaugă că, pentru a organiza eficient o reuniune, cei care ocupă funcţii de conducere trebuie să se asigure că i-au anunţat din timp pe toţi participanţii, să realizeze un plan pe care să-l urmeze cu stricteţe şi să atribuie fiecărui angajat în parte sarcini de lucru la finalul şedinţei.

Pentru Petre Nicolae cel mai important este ca managerul să-şi stabilească de la bun început scopul reuniunii. Specialistul crede că atât timp cât moderatorii se rezumă la transmiterea unor mesaje clare, concise şi au grijă să tragă o concluzie limpede la sfârşitul adunării, angajaţii vor pleca mulţumiţi de la şedinţe, iar acest lucru va putea fi vizibil şi în rezultatul muncii lor.

Vezi aici cum să faci şedinţele mai eficiente