Adevarul.ro

Deşi reuniunile de lucru ar trebui să fie cheia către succes într-o companie, de multe ori şefii fac ca acestea să aibă efectul opus, iar angajaţii să nu se gândească decât cum să găsească o scuză să scape din întâlnire.

Orice angajat sau chiar şef a simţit măcar o dată că şedinţa în care era prins echivala cu a sta într-o celulă de închisoare. Plictiseala, oboseala, enervarea sunt doar câteva dintre efectele neproductive ale întâlnirilor de lucru organizate necorespunzător. Astfel, contrar dorinţei managerului sau a celui care iniţiază sau conduce şedinţa, aceasta devine doar o pauză nefolositoare în programul de lucru.

„Asemenea întâlniri, care nu respectă nişte principii de management, pot afecta destul de mult productivitatea oamenilor, întrucât conduc la pauze inoportune în desfăşurarea activităţii. Mai mult, ele generează confuzie cu privire la maniera de abordare a sarcinilor şi de asumare a responsabilităţilor sau induc schimbări de optică inadecvate", explică Diana Voicu, consilier la compania AllJobs4All.

Adrian Costache (34 de ani), angajat la o firmă de contabilitate din Capitală, s-a aflat de mai multe ori într-o astfel de situaţie. El povesteşte că, în primele luni de la angajare, se obişnuia să se organizeze o şedinţă lunar, în cadrul căreia se evaluau performanţele, prin exemplificarea criteriilor de evaluare, şi se anunţau bonusurile de performanţă. De ceva vreme însă, conducerea a schimbat tactica şi şedinţele au devenit săptâmânale. „La început totul a fost bine, aşteptam cu drag şedinţele. Apoi, acestea au fost mult mai dese, ni se explica cum ar trebui să fie un angajat model, care este politica firmei, iar întâlnirile au devenit plictisitoare şi bonusurile au început să dispară", povesteşte Adrian.

De la întâlniri „bune" la şedinţe „rele"

Adrian pune pe seama crizei economice schimbarea de strategie a managementului firmei, deoarece schimbarea a survenit brusc, nu din cauză că angajaţii nu ar mai fi dat randament la fel ca înainte. Deşi bucureşteanul simte că numărul de şedinţe s-a înmulţit nejustificat, specialiştii atenţionează însă că nu există un număr „corect" în acest caz.

„În funcţie de nivelul de dezvoltare al organizaţiei, de etapa de creştere în care se află, de stabilitatea şi organizarea care au fost atinse, vor fi necesare şi utile şedinţe mai dese sau mai rare, iar frecvenţa lor va fi stabilită pe o perioadă de timp limitată, fiind în permanenţă adaptată la context. De pildă, o organizaţie care îşi propune dezvoltarea afacerii într-un ritm alert sau iniţierea unor afaceri noi are nevoie de mai multe şedinţe decât o organizaţie aflată într-o etapă de dezvoltare liniară", mai explică Diana Voicu.

Click pe infografie pentru a putea vedea cum faci faţă unei şedinţe de lucru

De asemenea, susţin specialiştii în resurse umane, întâlnirile numeroase pot fi determinate de o organizare precară, care necesită permanente retuşuri şi direcţii de acţiune. Pe de altă parte, indiferent de numărul de întâlniri, eficienţa se măsoară cu ajutorul altor parametri, nu neapărat al timpului petrecut într-o şedinţă.

Ioana Vasile (29 de ani), din Constanţa, angajată pe un post de conducere la o firmă de asigurări, spune că, de ceva vreme, a ajuns să împartă şedinţele în „bune" şi „rele", în funcţie de cei care participă la reuniunile de lucru. „Trebuie să iau parte şi la întâlnirile cu toţi angajaţii şi la cele în care sunt implicaţi doar cei din conducere. Spre exemplu, în cele cu managementul se decide asupra metodei de acordare a bonusurilor sau se vorbeşte despre condiţiile de muncă, iar în cele cu angajaţii le comunicăm măsurile pe care le luăm şi aşteptăm feedback de la aceştia. Primele sunt interactive, celelalte sunt însă monotone, aproape nimeni nu are nimic de spus", afirmă Ioana Vasile.

Pentru a evita astfel de situaţii, Eduard Ezeanu, communication coach, este de părere că trebuie definit din timp obiectivul reuniunii şi trebuie verificat dacă persoanele care participă la întâlnire îşi doresc cu adevărat acest lucru. Problemele apar însă din cauza managerilor care fac şedinţe doar de dragul de a le face şi invită departamente întregi, indiferent dacă sunt sau nu vizate persoanele respective.

De asemenea, este necesar ca fiecare întâlnire să fie condusă de o persoană anume, care să nu-i lase pe ceilalţi să se abată prea tare de la obiectivele propuse. „Trebuie să existe mereu un moderator, care să aibă grijă să nu se devieze de la subiect. Şedinţa nu este un motiv de bârfă sau de a spune ce ai făcut acasă", explică specialistul.

"Şedinţele care nu respectă principii sănătoase de management pot afecta destul de mult productivitatea oamenilor.''
Diana Voicu consilier

"Trebuie să existe mereu un moderator, care să aibă grijă să nu se devieze de la subiect. Şedinţa nu este un motiv de bârfă sau de a spune ce ai făcut acasă.''
Eduard Ezeanu communication coach

Importanţa locaţiei

Specialiştii din domeniul resurselor umane afirmă că întâlnirile în locuri informale sunt mai indicate pentru stabilirea unui prim contact între parteneri de business, astfel de şedinţe adresându-se în special top managementului. „O întâlnire la cafenea te relaxează, în timp ce una într-o sală specială te face să stai mai concentrat", explică Eduard Ezeanu.

Cum apare plictiseala

Specialişti în resurse umane şi psihologi au identificat câteva situaţii în care vrând-nevrând, mintea-ţi zboară departe deşi te afli în mijlocul unei întâlniri serioase. Una dintre cele mai frecvente cauze este durata mare a şedinţei, combinată cu devierea de la subiect. În aceste cazuri, atenţia scade, la fel şi motivaţia, iar participanţii se pot trezi visând cu ochii deschişi. Acelaşi lucru se întâmplă şi în cazul discursurilor monotone. Din acest motiv, specialiştii recomandă ca eventualele prezentări să fie făcute grafic şi puse la dispoziţia fiecărui participant la şedinţă astfel încât să se discute mai ales pe marginea acelor prezentări decât să fie pur şi simplu lecturate. 

ABC-ul întâlnirilor de lucru productive

Şedinţele nu sunt privite întotdeauna ca o „piază rea" de către angajaţi, mai ales dacă aceştia ştiu din timp despre ce se va vorbi la întâlniri. Specialiştii din domeniul resurselor umane afirmă că primul secret al unei reuniuni de lucru productive este organizarea acesteia.

Moderatorul ocupă un loc important în organizarea şedinţei

Persoanele care urmează să fie implicate direct la şedinţă trebuie să fie informate asupra subiectului de discuţie, iar agenda zilei trebuie să fie clară şi distribuită tuturor angajaţilor cu cel puţin câteva ore înainte de şedinţă. Acest lucru este obligatoriu, pentru ca participanţii să aibă timp să se documenteze şi să pregătească abordarea subiectelor.

„Şedinţele trebuie să respecte programul stabilit - să înceapă la timp şi să se termine la timp sau chiar mai devreme, dacă evoluţia lucrurilor permite acest lucru. Atingerea obiectivelor stabilite va fi posibilă doar dacă discuţiile rămân la subiect, organizatorul şedinţei direcţionând cât mai diplomat şi mai discret posibil participanţii", spune Diana Voicu, Organizational Development Advisor la
AllJobs4All.

De asemenea, o şedinţă trebuie să respecte un tipar pentru a fi productivă. „Agenda unei întâlniri este precum soarele în jurul căruia se învârtesc planete, este ceva fără de care nu poţi face o şedinţă. Nu există o durată optimă, dar reuniunile de lucru lungi trebuie să fie cumva «sparte» prin pauze", explică Eduard Ezeanu, communication coach.

Toţi sunt egali

Specialistul spune că un alt aspect important al unei şedinţe productive este acela că angajaţii, odată intraţi în sala de întâlnire, nu trebuie să facă diferenţe între ei. „Rolul colegilor în cadrul şedinţei este similar, indiferent de comportamentul sau de statulul fiecăruia", a încheiat Eduard Ezeanu.

Un alt element-cheie al şedinţei, susţin specialiştii în resurse umane, este minuta (rezumatul asupra discuţiilor), care trebuie distribuită imediat după finalizarea întâlnirii. Mai mult, şedinţa trebuie păstrată într-o direcţie constructivă, prin focalizare şi organizare, aspecte ce vor fi urmărite din umbră de către organizator. În cazul în care vor fi respectate aceste principii, reuniunile de lucru vor aduce multe avantaje tuturor participanţilor, indiferent de statutul lor în cadrul firmei.

„Principalul avantaj al unei şedinţe constă în crearea contextului optim pentru a lua decizii în deplină cunoştinţă de cauză, luând în considerare toţi factorii implicaţi şi relevanţi. Totodată, întâlnirile de calitate conduc la formarea şi dezvoltarea culturii organizaţionale, facilitează asimilarea principiilor şi direcţiilor companiei de către angajaţi şi susţin maturizarea şi evoluţia profesională a oamenilor, prin împărtăşirea de opinii şi idei", mai spune Diana Voicu.