Piaţa soluţiilor de arhivare a documentelor se va dubla

(a cărei publicare în Monitorul Oficial este aşteptată pentru anul 2007) va determina o dublare a acesteia, urmată de o creştere la cote ridicate şi pentru următorii 3-4 ani.Nici 10% din

(a cărei publicare în Monitorul Oficial este aşteptată pentru anul 2007) va determina o dublare a acesteia, urmată de o creştere la cote ridicate şi pentru următorii 3-4 ani.

Nici 10% din companii nu şi-au arhivat documentele
Firmele de avocatură, băncile, serviciile de securitate, dar şi companiile din industria aeronautică sunt, în prezent, cele mai interesate de implementarea soluţiilor de document-management. "ţinând cont de faptul că se vând anual sub 1.000 de astfel de unităţi hardware, înseamnă că nici măcar 10% din totalul companiilor ce au nevoie de aşa ceva nu au implementat o astfel de soluţie", apreciază reprezentantul IT&S. O soluţie simplă poate fi formată dintr-o staţie de lucru şi un sistem software. "Noi furnizăm sisteme complete, scannere profesionale de mare viteză, pentru hârtie şi pentru microfilme, precum şi soluţii software de document-management. Un asemenea sistem poate costa de la un minim de 5.000 de euro (de exemplu, pentru un notariat mic) şi poate ajunge la aproximativ 100.000 de euro pentru o bancă ce deţine mai multe filiale", ne-a explicat Dana Iorga.

Legea arhivării electronice, uitată prin sertarele senatorilor
Din păcate, legea arhivării electronice nu a trecut nici până în ziua de astăzi de Senat. Proiectul de lege a fost anunţat la începutul anului 2004, cu aşteptările optimiste - la vremea respectivă - că va fi definitivat în 2005. "Deocamdată, această lege se află, încă, în Senat, de mai bine de un an de zile", ne-a declarat iniţiatorul proiectului, Varujan Pambuccian, preşedintele Comisiei pentru tehnologia informaţiei şi comunicaţiilor din Camera Deputaţilor. Proiectul nu prevede obligativitatea arhivării, ci referiri la procedeele de securitate, tipice acestui proces. "De fapt, se doreşte ca să se permită utilizarea documentelor electronice în acelaşi regim juridic cu documentele scrise pe hârtie. Această lege este concepută pentru piaţa liberă, însă, din păcate, piaţa liberă depinde de stat", spune Pambuccian. Chiar dacă legea nu va prevedea explicit obligativitatea renunţării la păstrarea pe hârtie a documentelor, reprezentanţii industriei IT consideră că, în timp, va fi preferată o astfel de soluţie. "De exemplu, legea prevede că anumite documente contabile trebuie păstrate un anumit număr de ani. În mod normal însă, companiile vor vrea să renunţe la hârtii, pentru că păstrarea acestora presupune costuri suplimentare de depozitare", conchide Dana Iorga.

Furnizori pe piaţa românească:
- Furnizori de sisteme: Xerox, Star Storage, Scop Computers, S&T, Romsys (soluţii software şi echipamente hardware sau doar hardware)
- Furnizori de soluţii software: UTI, Siveco, QTC Connect, Sobis.

Ce înseamnă o soluţie de document-management
* Salvarea în format electronic a informaţiilor, ceea ce presupune că, din start, dispare nevoia de a folosi un spaţiu de depozitare.
* Organizarea informaţiilor prin intermediul soluţiei software. Organizarea se poate face după criterii variate, cum ar fi tipul informaţiei, utilizatorul, aprobarea necesară etc.
* Posibilităţi de căutare complexe.
* Securitate.
* Fluxuri de document - sistemele de document-management asigură fluxuri precum fluxul de aprobare sau anumite ierarhii.
* Arhivare - această funcţie se foloseşte în momentul în care documentele au ieşit din lucru. "Aceste sisteme de document-management se integrează cu celelalte sisteme existente, se stabilesc interfeţe de colaborare cu celelalte sisteme, de exemplu cu un ERP (Planificarea Resurselor Întreprinderii), pentru ca munca utilizatorului să fie mai uşoară", explică Dana Iorga, Chief Operating Officer, IT&S.