Cum trebuie scris un newsletter ca să nu ajungă la recycle bin

Modalitatea de transmitere a unei scrisori prin internet este mai ieftină şi mai rapidă, însă pentru a deveni atractive, informaţiile trebuie să fie cât mai interesante. Pentru a avea

Modalitatea de transmitere a unei scrisori prin internet este mai ieftină şi mai rapidă, însă pentru a deveni atractive, informaţiile trebuie să fie cât mai interesante.

Pentru a avea succes, indiferent cum îl măsori, număr de cititori per ediţie sau rată medie per toate ediţiile, la un newsletter totul rezidă în permisiune şi relevanţă. Motiv pentru care este bine să respecţi câteva reguli de bază, pentru ca mailul trimis de tine să nu ajungă la "coşul de gunoi".

Pentru a reuşi să desluşim căile complicate prin care un utilizator poate fi convins să citească un newsletter, am apelat la ajutorul specialiştilor BitDefender. În primul rând, newsletterul ar trebui să fie trimis doar celor care ţi-au cerut acest lucru, mai apoi conţinutul acestuia trebuie să fie interesant pentru cei care îl citesc şi să respecte aşteptările celui care îl citeşte.

De exemplu, dacă mă abonez la un newsletter despre telefoane mobile, logic ar fi să nu primesc informaţii despre oferta de pe litoralul românesc ori cel din Bulgaria. Pentru ca newsletterul să fie citit, trebuie să ai un subiect al e-mailului interesant şi incitant, pentru că subiectul poate ajuta la deschiderea acestuia.

După cum probabil aţi constatat, mulţi abonaţi nici măcar nu deschid e-mailul, pentru că decizia e luată citind expeditorul şi subiectul. Majoritatea celor care stau în faţa calculatorului gândesc la modul "iar am primit un newsletter ca data trecută", după care aleg să îl şteargă sau să îl citească mai târziu.

Şi după cum se întâmplă în majoritatea cazurilor, pentru cine primeşte peste 50 de e-mailuri pe zi, mai târziu înseamnă niciodată. Încearcă să nu exagerezi. Dacă o să pui 10 semne de exclamare de genul "get our FREE product!!!!!!!!!!!!!!!", sigur o să ai de "fentat" multe filtre antispam.
Dacă nu reuşeşti să renunţi la slogane şi fraze de acest gen, mai încearcă încă o dată. În niciun caz nu încerca să păcăleşti fitrele. De exemplu, dacă scrii "sat1sfaction", cu siguranţă vei fi marcat ca spam.

Subiectul "vinde" un newsletter

Te decizi să trimiţi un newsletter dedicat ce promovează afacerea ta şi, bineînţeles, pentru că nu ai mai făcut asta până acum, te documentezi şi citeşti sfaturile profesioniştilor. Pe care le respecţi cu străşnicie. Ai reuşit să scrii un newsletter frumos, cu un conţinut dinamic şi relevant, ştii exact când şi către cine vrei să-l trimiţi. Eşti fericit că ai rezolvat singur totul şi atât de simplu. Asta în principiu, pentru că în realitate ai 90% şanse ca e-mailul tău să fie categorisit ca spam sau să ajungă în folderul cu mesaje nedorite, pentru că nimeni nu agreează e-mailurile nesolicitate.

Ca o regulă de bază, nu trebuie să trimiţi mesaje nesolicitate. Utilizatorul trebuie să fie de acord înainte de a primi acest e-mail de la tine. Este considerat spam şi dacă trimiţi doar o dată, la început, un mesaj în care ceri permisiunea de a se abona la newsletterul tău.

Le poţi oferi utilizatorilor cât mai multe ocazii să se aboneze, la descărcări de produse, în formularul de contact, pe prima pagină a site-ului. Abonarea trebuie să reprezinte un proces simplu, fără agresivitate şi cât mai cursiv. Trebuie să te asiguri că ţi-ai ales bine targetul şi îţi cunoşti bine cititorii, nevoile lor de informare şi ce aşteaptă de la tine.

De asemenea, nu trebuie să ceri mai multe informaţii decât ai nevoie pentru început. Chiar dacă eşti la început şi vrei să îţi formezi baza de date, dar să realizezi şi un studiu de piaţă, ai nevoie doar de nume şi adresa de e-mail pentru a trimite un newsletter.

Fără mesaje spam şi cu posibilitatea de a te dezabona

Newsletterul trebuie să aibă şi rubrică de dezabonare, vizibilă şi funcţională, întotdeauna. De asemenea, trebuie să conţină o zonă în care descrii politica ta de confidenţialitate a datelor, dar şi o rubrică legată de detaliile de contact şi identificare ale companiei tale. Atunci când primeşti întrebări sau sugestii de la cititorii tăi, ai grijă să le răspunzi acestora în timp util şi foarte profesionist.

Există programe speciale care te ajută să trimiţi newslettere, unele dintre ele sunt "cunoscute" de filtrele antispam ca fiind utilizate de către spameri. E mai bine să te abţii să le foloseşti. În principiu, cât dai atâta face. Caută pe internet ca să afli cât mai multe despre programul pe care ai de gând să îl foloseşti. Formatul e-mailului este de o importanţă majoră.

Dacă foloseşti programe care generează automat e-mailurile, trebuie să ai grijă să aranjeze toate titlurile în formatul standard. Adresa de e-mail de pe care trimiţi newsletterul trebuie să existe, să fie un e-mail valid. De asemenea, editorul pe care îl foloseşti trebuie să nu dezvăluie destinatarului nicio altă adresă de pe lista ta.
Există cuvinte sau expresii standard în multe mesaje spam, a căror utilizare ar trebui să o eviţi în newsletterul tău pentru că acestea sunt depistate de filtrele antispam.

De exemplu, "ofertă promoţională", "100% satisfacţie garantată", "reduceri incredibile", iar lista poate continua. Nu întotdeauna poţi să renunţi la ele, însă încearcă pe cât posibil să le eviţi, în general prin alte formulări, dar care să facă aceeaşi trimitere.

Conţinutul şi aspectul newsletterului trebuie să atragă. De regulă, se folosesc template-uri generice de newslettere, poţi să le modifici pe acelea, aşa încât toate newsletterele tale să fie "curate" de acum înainte. Dacă un newsletter arată profesionist şi are un conţinut interesant pentru cititor, sunt şanse mai mici să fie considerat spam de către filtrele soluţiilor antispam.

Evitarea cuvintelor-cheie, depistate de filtrele antispam

Nu crea newsletter bazat doar pe imagini, pentru că acesta trebuie să conţină text, nu o poză cu text în ea. Dacă vrei să foloseşti formatul HTML, ca să arate bine, trebuie neapărat să incluzi în newsletter şi un part text/plain echivalent. Poate că nu mai sunt clienţi care să refuze conţinut HTML, dar unele module antispam urmăresc şi acest aspect.

Unele softuri includ "tracking images", poze mici de 1x pixeli care au ca unic scop să acceseze un server pentru a înregistra cu un ID unic cine a citit newsletterul şi cine nu.
Totuşi, între atâtea newslettere lipsite de imagini, mesajele multimedia îmbogăţesc comunicarea, şi nu blochează căsuţele de e-mail dacă ceea ce se trimite sunt numai descrieri scurte ale materialelor însoţite de linkuri către site-ul ce găzduieşte prezentarea.

Aceeaşi regulă a notelor explicative trebuie păstrată şi pe site pentru cei care nu vor sau nu pot să descarce pozele sau sunetul. Fiecare link este o invitaţie de vizitare. Aşa că trebuie adăugate în fiecare newsletter şi pe cele utile, cum ar fi descărcări de broşuri sau aplicaţii gratuite, comandă de produse, contact, catalog de produse ori forum.

Newsletterul trebuie construit pe gustul cititorului

Cea mai bună zi pentru transmitere este cea în care obţineţi cea mai mare rată de deschidere. Testaţi pe mai multe grupuri de abonaţi transmiterea în fiecare din zilele săptămânii şi alegeţi ziua cea mai bună.
Experienţa altora spune că luni nu e o zi bună pentru că se adună prea multe e-mailuri începând cu vineri după-amiază, şi oricum oamenii au mult de lucru.

O altă modalitate de a "prinde" la public este folosirea versiunilor de test ale unor produse antispam, ce pot fi utilizate pentru a vedea dacă mesajele tale sunt marcate ca spam. Descarcă de pe internet versiuni de evaluare sau cele "la liber" şi încearcă să îţi trimiţi ţie mesajele mai întâi, pentru verificare, filtrându-le prin produse.

Dacă sunt marcate ca spam, măcar ştii că ai o problemă. Există mereu la îndemână o soluţie mai simplă şi sigură. Contactează o agenţie care este specializată în marketing electronic (newslettere). Ei ştiu cu siguranţă ce e de făcut pentru ca newsletterul tău să arate bine şi să nu fie etichetat ca spam, deci, într-un final, să ajungă să fie deschis. De menţionat ar fi că dacă utilizatorii care primesc mesaje nesolicitate te raportează, rişti o amendă serioasă şi, poate mai grav, ajungi pe lista celor nedoriţi.

Foarte important pentru succesul unui newsletter este cum îl prezinţi.

Dacă adaugi laude pentru compania ta, prezentări elogioase de produse, superlative din belşug, şeful va fi foarte mulţumit de newsletter. Din păcate numai el, pentru că abonaţii nu vor fi. Trebuie să gândeşti ca ei şi să selectezi doar acele subiecte şi rubrici care îi interesează. Acesta este cel mai mare secret al unui newsletter de succes, să fie construit pe gustul cititorului.