Managementul documentelor

De-a lungul timpului s-a dovedit ca informatia reprezinta cea mai impotanta resursa a omenirii. Daca la inceput aceasta se transmitea oral, acum exista sute de modalitati de transmitere si de stocare

De-a lungul timpului s-a dovedit ca informatia reprezinta cea mai impotanta resursa a omenirii. Daca la inceput aceasta se transmitea oral, acum exista sute de modalitati de transmitere si de stocare a acesteia. Cele mai moderne se refera la formatul digital de prelucrare a acesteia. Hartia ca document de inmagazinare si de prezentare a informatiei reprezinta o etapa ce in majoritatea companiilor a fost depasita. Totusi, un paradox apare odata cu informatizarea unei companii. Astfel consumul de hartie in loc sa scada creste vertiginos. Tot mai multe situatii, diagrame, fise sunt printate astazi in intreprinderile din intreaga lume. Pentru a se reduce aceste costuri va mai trebui sa treaca ceva vreme pana cand, treptat, fiecare intreprindere se va informatiza 100%, iar toata populatia va avea acces la mediul informatinal. Spre exemplu, daca toate platile s-ar face prin Internet ar fi o enorma economie de hartie pentru distribuitorii de utilitati ce nu ar mai trebui sa trimita tuturor utilizatorilor chitantele de plata. Exemplele pot continua si in cazul facturilor, faxurilor, documentelor contabile, contractelor etc. Astazi intreprinderile de orice dimensiune se lovesc de problematica managementului acestor documente. O functionare defectuasa a organizarii acestei functii vitale duce la blocaje ce pot afecta grav imaginea sau chiar existenta unei companii. Pentru a putea preintampina problemele si a eficientiza aceasta problema, cateva repere sunt foarte importante si trebuie respectate cu strictete. La inceput se impune o analiza serioasa asupra tuturor informatiilor ce se vehiculeaza prin intreprindere si in relatia sa cu partenerii, clientii si furnizorii. Cea mai mare parte a acestor informatii ar trebui sa fie digitale. Beneficiul imediat ar fi o crestere a eficientei prin economia de timp necesar transmiterii, modificarii sau gasirii unei informatii anume. Un alt aspect important il reprezinta stocarea periodica a informatiilor pentru prevenirea pierderii acesteia. Cel mai popular element ce poate asigura aceasta operatiune este un banal CDWiter. Totusi, exista solutii profesionale de mare capacitate pentru intreprinderile mari ce vehiculeaza mari cantitati de date. In plus, nu trebuie uitata securitatea informatiei, de la antivirusi si firewall-uri pana la drepturile preferentiale de acces la documente pentru angajati.