SUETA LA O CAFEA

Bacsisul a aparut la noi mult inainte de birocratie - ne asigura prof. univ. dr. Mihaela Vlasceanu, prorector SNSPA Fara sa stim, organizatiile ne conduc viata. Firme, administratii, agentii,

Bacsisul a aparut la noi mult inainte de birocratie
- ne asigura prof. univ. dr. Mihaela Vlasceanu, prorector SNSPA
Fara sa stim, organizatiile ne conduc viata. Firme, administratii, agentii, guverne, ong-uri, biserici - toate sunt "organizatii". Discutam cu prof. univ. dr. Mihaela Vlasceanu, specialist in sociologia organizatiilor, despre Birocratie, religia institutiilor moderne.
- Dupa somaj si saracie, in topul nemultumirilor care ne macina urmeaza birocratia...
- Birocratia e asociata, in limbajul cotidian, cu ineficienta, cu excesul de formulare, adeverinte, certificate pe care le ai de completat, cu functionarul de la ghiseu, cu spaga. Si, in mod special, este identificata cu administratia publica ineficienta. E normal sa-i agaseze pe oameni, sa aiba o conotatie negativa. Totusi, birocratia nu este in sine rea sau buna. Este o cale, o metoda de organizare mai rationala a vietii sociale. Max Weber, marele sociolog care a oferit pentru prima data o teorie coerenta cu privire la "birocratie", a vazut avantajele ei, in acel moment. Revolutia industriala impusese birocratia ca model de organizare a institutiilor, atat a celor publice, cat si a intreprinderilor private, a partidelor politice, a organizatiilor ecleziastice etc.: o ierarhie bine stabilita, in care activitatea functionarului era reglata de norme precise, iar raspunderea bine delimitata. Fiecare stie ce are de facut si pana unde se intinde competenta lui. Se inlaturau, prin birocratie, formele arbitrare de angajare sau promovare a personalului, de exemplu. In absenta unui sistem birocratic, functionarii puteau fi numiti intr-o functie pentru ca asa a vrut cel care detinea puterea. La fel de bine puteau fi aruncati afara, daca asa avea el chef. Birocratia e mai rationala, mai transparenta, mai echitabila si mai "legala" decat sistemele anterioare: stii ce criterii trebuie sa indeplinesti la angajare sau ce trebuie sa faci ca sa te mentii in postul pe care il ocupi.
- Sa ai pile!
- Teoreticienii birocratiei au analizat cazul ideal. Evident ca orice sistem poate fi corupt si denaturat. Eficienta birocratiei depinde de multi alti factori: traditiile si cultura unei societati, ordinea si stabilitatea sociala, modul de raportare a oamenilor la reguli - cat de mult sunt ei dispusi sa le respecte sau, dimpotriva, sa le ocoleasca. Birocratia e dupa chipul si asemanarea societatii, e la fel de performanta ca si celelalte institutii dintr-o societate. Absolut toata lumea se plange de birocratie, in toate tarile! Sigur, unii se plang mai tare, altii sunt mai putin deranjati, in functie de rezultatele pe care le produce sistemul.
- Ce alte "binefaceri" mai promite birocratia?
- Unele cercetari sugereaza ca procesele birocratice au rolul nu atat de a promova eficienta, cat de a permite dezinhibarea frustrarilor si reducerea anxietatilor cu care se confrunta oamenii. Daca exista reguli clare, omul simte mai putina teama atunci cand vine la serviciu, cand se angajeaza intr-o organizatie, publica sau privata. Fara reguli, apar tensiuni, frustrari: de ce l-a avansat pe coleg, de ce m-a sanctionat pe mine? Regula se transforma intr-un ritual prin care omul reuseste sa-si infranga anxietatea. Intr-un spital, de exemplu, s-a remarcat ca asistentele ii trezeau la 6 fix pe bolnavi pentru a le lua temperatura, chiar daca acestia erau in faza terminala. Gestul era inutil, din punct de vedere terapeutic. Ii deranjau degeaba. Asistentele invocau ca manevra este obligatorie, faceau apel la o regula, tocmai pentru a depasi stresul pe care il resimteau in relatia cu un muribund. Alti angajati fac apel la ierarhie, o alta caracteristica a birocratiei, pentru a scapa de sentimentul de vinovatie. Cand amendeaza o persoana care ii este simpatica, un agent va spune: Imi pare rau, daca nu o fac eu, ma obliga seful sau regulamentul. Se transfera raspunderea unei decizii la nivelul ierarhic superior, evitandu-se ca decizia sa ia caracter personal, sa implice emotii, care il afecteaza pe "executantul" ei.
- Cel rau este intotdeauna seful?
- Intr-o organizatie birocratica, sefii sau managerii sunt si ei puternic marcati de anxietate, fiindca a lua o decizie, mai ales una strategica, implica un risc. Asa se explica de ce unii manageri recurg la strategii de dispersare a responsabilitatii, de genul: "Nimeni nu ia nici o decizie, decat daca e vazuta si aprobata si de colegii lui, aflati la acelasi nivel ierarhic". Eficienta scade, intrucat consultarea implica dezbateri indelungate, iar decizia e amanata pana se ajunge la consens. Cand o institutie publica ia hotararea sa taie subventiile, de exemplu, daca un singur om ar purta intreaga raspundere, nu cred ca ar dormi linistit. "Lantul aprobarilor" ii face pe mai multi sa-si imparta povara raspunderii. Asa ca se creeaza un Comitet sau o Comisie care propune solutiile impopulare, disipand responsabilitatea.
- Ce a fost mai intai: plicul sau functionarul corupt?
- Bacsisul a aparut, la noi, mult inainte de birocratie. Tocmai de aceea, sunt diferente de sistem birocratic: in societatile care resping si pedepsesc aspru coruptia, unde se obisnuieste ca regulile sa fie respectate, birocratia nu genereaza automat nevoia de a da mita. Birocratia trebuie asociata cu controlul social. Altfel, genereaza si nepotism, nu numai coruptie. Orice sistem care nu e controlat corespunzator va avea efecte perverse. Nu birocratia in sine e cauza, ci oamenii care o pun in opera, birocratii, sa le spunem, desi in egala masura e implicat ansamblul societatii.
- In guvernarea electronica, spaga se da pe card?
- Computerul elimina anumite etape din circuitul birocratic, dar nu poate scoate din joc documentele scrise. Constatarea facuta de Weber in secolul trecut, privind forta documentelor scrise, a "dovezilor", ramane inca valabila. Fie comunicam prin viu grai, fie pe Internet, pana la urma tot trebuie sa ajungem la ghiseu, cu documentul. Chiar daca am comunica integral electronic, deciziile se iau de catre oameni. Sunteti sigur ca nu apar disfunctionalitati in licitatiile electronice?
Pana la urma, tot un om receptioneaza bunurile si poate accepta un produs mai slab calitativ, dar care a castigat afisand alte caracteristici. Decizia se ia tot birocratic, iar corectitudinea procesului depinde de corectitudinea unui om, a unui birocrat.
- Vom scapa, vreodata, de birocratie?
- Majoritatea specialistilor au ajuns la ideea ca birocratia nu o sa dispara in viitorul apropiat, atata vreme cat nu suntem pregatiti sa ne reintoarcem la o epoca mai simpla, fara industrie de masa, standardizare, automobile, telecomunicatii, putere nucleara... Doar daca vom reveni la societati ecologice, cu comunitati mici, cu trasuri in loc de automobile si sapun de casa in loc de detergent automat.
- Dar reformele pe care ni le cere UE?
- Ei ne cer sa respectam regulile, la toate nivelurile. Cred ca asta e principala problema. Birocratii dintr-un oficiu postal ii urasc pe birocratii de la Primarie sau de la Administratia financiara. "M-am saturat de birocratia asta", spun toti cand ajung de cealalta parte a ghiseului. La noi, tensiunile sunt mai mari tocmai pentru ca nu se respecta regulile. Avem, pe de o parte, neplacerile cauzate de birocratie, iar pe de alta, ne lipseste principalul ei avantaj: reglementarea societatii. E inutil sa-i acuzam pe birocrati, atunci cand incalcarea regulilor se face de la un nivel superior. Ce model ne dau conducatorii? Cand un functionar de la primarie vede ca primarul fura miliarde, de ce sa nu se astepte un pachet de cafea cand da o aprobare?
- De ce functioneaza firmele mai eficient decat organizatiile publice, daca sunt organizate tot birocratic?
- In sectorul privat, valoarea centrala a firmelor este eficienta, profitul. Ca atare, scopurile lor, in functie de care se stabileste nivelul eficientei, sunt mai clare si mai precis formulate decat in cazul organizatiilor publice, supuse, in mai mare masura, influentelor politice. Totodata, autoritatea managementului este in mai mare masura bazata pe competenta, fiind periodic sanctionata in functie de performante. Dat fiind ca relatia dintre recompensa si performanta e mai vizibila intr-o firma, motivatia angajatilor este superioara celei a angajatilor dintr-o birocratie publica. Asa ca sunt mai amabili cu clientii, mai atenti, mai rapizi. In birocratiile publice functioneaza un gen de amanare a performantelor, fie datorita existentei unui evantai redus de stimulente, fie al interventiei sefilor in oferirea recompenselor. Sau apar intreruperi datorate ciclurilor electorale, ori lipseste motivatia. Totusi, chiar si in sectorul privat exista atitudini diferite cu privire la relatia dintre performanta, recompensa sau penalizare. Sociologii au incercat sa vada de ce unele corporatii au avut succes si altele nu. S-a observat ca firmele "de succes" au stiut sa promoveze o atitudine pozitiva fata de oameni.
- Concret?
- De pilda, in loc de a fi dojeniti verbal sau chiar penalizati pentru cele mai mici esecuri, oamenilor li se insufla sentimentul ca sunt invingatori, si nu invinsi. Aceasta inseamna, bineinteles, a proiecta standarde si norme care sa permita oamenilor sa le si realizeze. Daca se folosesc excesiv pedepsele, deci frica, climatul de munca devine tensionat si angajatii gresesc sau evita sa-si asume deciziile, ca sa nu fie penalizati. Pe de alta parte, spiritul invingatorului poate fi mentinut viu si prin recompense mici, dar constante, fie materiale, fie morale. Se spune ca Thomas Watson Sr., de la IBM, isi facuse un obicei din a scrie un cec de 5 dolari ori de cate ori mergea prin sectii si observa pe cineva lucrand mai concentrat. Totodata, companiile de succes s-au centrat pe un numar mic de valori-cheie, ce permit fiecaruia sa stie ce este important si ce se asteapta de la ei. De exemplu, cine intra intr-o companie stie de la bun inceput ca nu va putea ramane acolo decat daca poate fi "loial", "creativ", "inovativ" etc. Astfel, oamenii stiu ce se asteapta de la ei si se simt in siguranta in acea organizatie. Firmele care ii puneau in competitie dura pe angajati, care le cereau prea mult, concediindu-i si angajand mereu altii "mai capabili" n-au avut succes pe termen lung. Cel mai sugestiv exemplu pentru forta recompensei este "Banana de aur". O firma avea nevoie disperata de o solutie. Pe la 12 noaptea, un inginer a gasit rezolvarea si s-a dus la sef. Foarte recunoscator, acesta si-a deschis sertarele de la birou, fiindca voia sa-l rasplateasca pe loc. El simtea instinctiv ca acesta e principiul corect: omul trebuie rasplatit pe loc pentru o performanta, nu dupa o luna sau zece. Ei bine, in birou n-a gasit decat o banana, ramasa de la pranz. Altceva nu aveau in firma. I-a oferit, cadou, acea banana. "Banana de aur" a ramas simbolul suprem al recompensei in firma respectiva. De cate ori unul avea succes, i se oferea o simpla banana, asociata cu o performanta vitala firmei.