Internetul la serviciu, restricţionat în funcţie de fişa postului

În unele companii, folosirea internetului în scop personal constituie un factor perturbator, managerii blocând astfel accesul la anumite site-uri . Care este primul lucru pe care îl faci când

În unele companii, folosirea internetului în scop personal constituie un factor perturbator, managerii blocând astfel accesul la anumite site-uri .

Care este primul lucru pe care îl faci când ajungi la serviciu? În cele mai multe cazuri, verificarea căsuţei de e-mail, asta dacă ai numai una. Apoi te orientezi către Messenger pentru a afla ultimele noutăţi ale prietenilor tăi! Sau pentru a descărca poze ale prietenilor tăi întorşi de curând din diferite vacanţe!

Şi, uite aşa, pe nesimţite, timpul trece, iar în final realizezi că ai petrecut ore bune în faţa calculatorului, timp în care, în mod normal, ar fi trebuit să îţi îndeplineşti îndatoririle cerute de şef. La nivel mondial, există tot mai mulţi angajtori care se plâng de folosirea în exces a internetului, fie pentru jocuri, fie pentru a trimite e-mailuri în timpul orelor de program.

Proaspeţii absolvenţi, cei mai expuşi tentaţiei

Dacă pentru tine este un fel de relaxare, nu acelaşi lucru se poate spune şi despre efectul pe care îl are asupra companiei la care lucrezi. Pentru că şeful poate considera că pierzi timpul, fiind afectată astfel activitatea ta profesională. Specialiştii în resurse umane consideră însă că persoanele care apelează la această modalitate de petrecere a timpului sunt în general proaspeţii absolvenţi de facultate, care trebuie disciplinaţi pe parcurs. Cât îi priveşte pe ceilalţi angajaţi, singura soluţie a managerilor sau şefilor direcţi este să conteze pe conştiinţa angajaţilor.

"Trebuie să te bazezi pe oamenii pe care i-ai angajat că ei nu îşi vor folosi timpul petrecut la serviciu altfel decât în interes profesional", a declarat, pentru "Adevărul", Alina Popescu, consultant în resurse umane în cadrul companiei de consultanţă şi resurse umane Hay Group. În opinia sa, în organizaţiile mici şi flexibile orientate pe vânzări, internetul este o necesitate.

Restricţiile apar la nivelul companiilor cu peste 1.000 de angajaţi. "Corporaţiile prezente pe piaţa românească sunt foarte restrictive atunci când vine vorba de accesul angajaţilor la internet. Sunt anumite proceduri ce pot fi folosite, funcţiile de execuţie neavând posibilitatea accesării internetului", a precizat Popescu. Potrivit acesteia, în cele mai multe cazuri, internetul este disponibil numai managerilor.

Chiar şi aşa însă, accesul la internet se poate dovedi benefic. "Atunci când ai nevoie de o informaţie rapidă, dai cautare pe net. Este mult mai ieftin şi economiseşti şi mai mult timp", consideră Popescu. În plus, Messenger sau Skype, site-uri destul de uzitate de angajaţii din România, se pot dovedi foarte folositoare. "Messenger şi Skype, considerate de companii modalităţi adiţionale, sunt forme moderne de comunicare în mediul business.

În cazul companiilor multinaţionale, Skype-ul se dovedeşte a fi o formă de comunicare foarte eficientă din punct de vedere economic", spune Alexandra Gorea, consultant în cadrul Hart Human Resource Consulting. În opinia sa, se poate vorbi de avantaje atât din punct de vedere economic reflectate în costuri foarte mici, dar se poate vorbi şi de rapiditate, interactivitate în comunicare şi necesitatea de a structura informaţia transmisă. "Beneficiile ţin, în mod clar, de accesul la informaţie.

Pentru foarte multe persoane, acest lucru este vital pentru buna desfăşurare a activităţilor. Şi asta este evident în momentele în care mai există şi defecţiuni tehnice", spune Gorea. Pe de altă parte, ca şi dezavantaje există probabilitatea de a nu transmite informaţii structurate, clare, iar receptorul să primească o informaţie incompletă ce poate fi percepută ca şi eronată.

Chiar şi acolo unde netul este la discreţia angajaţilor, nu se poate vorbi de o libertate totală. Pentru că tot mai multe companii şi-au pus la punct sisteme de monitorizare a traficului, dar şi a site-urilor frecventate de angajaţi. "Există constant cazuri în care angajaţii sunt prinşi că se joacă pe internet în timpul orelor de program. Urmarea este blocarea la unele portaluri", spune oficialul Hay Group.

În opinia sa, dacă pierderea orelor pe net nu are repercusiuni asupra operativităţii la serviciu, nu se pot lua măsuri drastice împotriva acestuia. Alexandra Gorea, consultant în cadrul Hart Human Resource Consulting, consideră că pedepsirea unui angajat nu se poate face decât după evaluarea performanţelor profesionale.

"În baza evaluării performanţelor profesionale putem stabili dacă angajatul îşi îndeplineşte responsabilităţile postului pe care îl ocupă, iar dacă acest lucru nu se întâmplă, atunci analizăm motivele care duc la aceste deficienţe în activitate", spune Gorea. Dacă se constată că folosirea internetului în scop personal constituie un factor perturbator, în funcţie de fiecare companie în parte, se iau măsuri necesare pentru a limita sau a stopa petrecerea timpului pe net în folosul propriu.

Mesageria instant, restricţionată

În cadrul companiilor, accesul la internet diferă în funcţie de postul pe care angajatul respectiv îl ocupă. Valentin Chirca, CEO în cadrul Companiei de Factoring, susţine că în interiorul organizaţiei pe care conduce nu există restricţii de vreun tip în ceea ce priveşte accesul la internet.

"Timpul petrecut de către angajaţii Companiei de Factoring pe internet diferă în funcţie de fişa postului şi departamentul din care fac parte. Astfel, cei care petrec cel mai mult timp pe internet sunt angajaţii departamentelor de Risk Management şi vânzări", a precizat Chirca.

Potrivit acestuia, între 15-20% din timpul de lucru zilnic este dedicat cercetării şi obţinerii de informaţii de pe internet, dar şi identificării de noi clienţi. "Cei care petrec cel mai puţin timp pe internet sunt angajaţii departamentului de operaţiuni, al căror acces este cenzurat de circumstanţe: obiectul muncii lor implică gestionarea şi operarea de date deja existente în bazele de date ale Companiei de Factoring, nu de obţinerea de noi date via internet", a spus reprezentantul companiei.

La nivel de CEO, timpul petrecut pe internet variază între 5-10%. Şi în cazul unei firme de curierat, accesul la internet diferă în funcţie de postul ocupat. Dacă curierii au acces zero, situaţia se schimbă atunci când vorbim despre angajaţii care îşi desfăşoară activitatea în birou. "Accesul la Yahoo Messenger sau alte tipuri de mesagerie instant este restricţionat deopotrivă pentru toţi.

Însă pot fi oricând accesate site-urile de ştiri, publicaţiile on-line sau orice ale surse de informare", a precizat Adrian Mihai, director Fan Courier. Segmentul de angajaţi care petrece cea mai mare parte din timpul de lucru pe internet în cadrul Fan Courier este departamentul de vânzări. Adrian Mihai consideră că internetul este de departe cea mai eficientă şi mai utilă metodă de a descoperi şi contacta noi clienţi.

"Segmentul de angajaţi care se autorestricţionează este departamentul de operatori. Deşi operatorii pot oricând accesa internetul, faptul că au o normă zilnică de îndeplinit nu le permite să navigheze pe internet", a conchis Mihai.

Acces limitat şi la operatorii mobili

Şi în cazul unei companii precum Zapp, unde comunicarea este un element esenţial, accesul la internet este restricţionat. "Din anumite motive de securitare, Zapp a dezvoltat o serie de politici şi proceduri prin care a fost restricţionat accesul la anumite site-uri şi au fost stabilite niveluri diferite de drepturi de administrare a unei staţii de lucru", a precizat, pentru "Adevărul", Carmen Lazăr, purtător de cuvânt al companiei de telefonie mobilă. Internetul nu este un lux pentru nimeni la Zapp.

În loc să adopte o politică de distribuţie inegală a acestei resurse în companie, Zapp a ales să-l ofere tuturor angajaţilor şi să se bazeze pe responsabilitatea acestora că nu vor folosi accesul la internet mai mult decât au nevoie şi pentru alte scopuri decât cel de informare şi comunicare necesare realizării îndatoririlor de serviciu. "Există, bineînţeles, şi anumite departamante, cum ar fi serviciul de relaţii cu clienţii, unde accesul la internet este ţinut la un minim, aici fiind luaţi în considerare factori precum timpul de răspuns la telefon, numărul mare de apeluri etc.", a precizat Lazar.

În opinia sa, lipsa internetului şi implicit a e-mailului ar reduce mult eficienţa şi productivitatea unui angajat, fiind suficient doar să ne gândim cum decurg lucrurile în situaţiile în care "cade reţeaua sau internetul". Şi la Cosmote situaţia pare să fie similară.

"Dat fiind domeniul nostru de activitate, unde tehnologia şi noutăţile avansează cu fiecare zi, iar procesul de învăţare este permanent, angajaţii Cosmote nu au restricţii la folosirea internetului sau a altor mijloace de informare. În plus, pentru comunicarea internă, angajaţii au la dispoziţie intranetul, care le oferă informaţii utile pentru activitatea de zi cu zi", au precizat oficialii companiei.

Pentru cel mai mare promoter de spectacole din România, Emag!c Entertainment, internetul reprezintă o constantă. "Fiind vorba despre un business ce se bazează în primul rând pe o bună comunicare (promoter-management-furnizori-media-parteneri), membrii echipei sunt conectaţi în permanenţă la internet, cele mai des folosite servicii fiind e-mailingul şi serviciile de instant messaging, precum skype sau yahoo messenger.

Angajaţii din departamentele de comunicare şi marketing petrec mai mult timp on-line decât cei din departamentul de producţie", a declarat, Dragoş Chişcoci, Communication Manager Emag!c Entertainment.

>> Există constant cazuri în care angajaţii sunt prinşi că se joacă pe internet în timpul orelor de program. Urmarea este blocarea la unele portaluri
Alina Popescu,
consultant Hay Group

Americanii îşi controlează angajaţii

Îngrijorate de efectele negative ale utilizării internetului la serviciu în interes personal asupra productivităţii, 76% din firmele prezente pe piaţa americană monitorizează în prezent conexiunile la internet ale angajaţilor. Potrivit studiului realizat de American Management Association, în urma chestionării a 526 companii de diferite dimensiuni, 65% din firme au blocat accesul la diferite site-uri.