Comunicarea eficientă cu managerii ţine salariatul aproape de firmă

Dezvoltarea unei comunităţi în care angajatul să se simtă parte din structura organizaţională, importantă pentru păstrarea talentelor Comunicarea în interiorul organizaţiei devine o

Dezvoltarea unei comunităţi în care angajatul să se simtă parte din structura organizaţională, importantă pentru păstrarea talentelor

Comunicarea în interiorul organizaţiei devine o armă esenţială pentru orice companie care doreşte să se menţină pe o piaţă a muncii tot mai concurenţială.

În funcţie de compania care dezvoltă astfel de practici, modul de comunicare diferă de la o entitate la alta. Unele şi-au dezvoltat tactici proprii, specifice domeniului de activitate din care fac parte, altele au trecut la implementarea unor "reguli" occidentale, folosite cu rezultate pozitive pe alte pieţe. Comunicarea internă a început să capete un rol tot mai important pe agenda managerilor din companiile româneşti, dar mai ales multinaţionale.

Strategii pentru păstrarea talentelor

Dezvoltarea unei comunităţi în care angajatul să se simtă parte din structura organizaţională este una dintre cheile de păstrare şi atragere de noi talente.

Cu cât compania este mai interesată de soarta angajatului, dincolo de rigorile profesionale, cu atât şansele de poziţionare ca o companie de tip "employer of choice" sunt mai mari. Canalele de comunicare internă sunt cu atât mai importante, cu cât ele pot deveni oricând subiectul discuţiei între prieteni, crescând notorietatea companiei în cauză.

În funcţie de acţionariatul companiei, tacticile sunt diferite. În timp ce companiile cu acţionariat românesc folosesc în cea mai mare măsură comunicarea formală pe verticală, multinaţionalele au trecut la tactici mai complexe menite să se menţină aproape de angajat ca individ.

"Menţinerea unui control stabil asupra informaţiilor transmise, dar şi asigurarea înţelegerii, primirii şi îndeplinirii obligaţiilor, obiectivelor şi sarcinilor impuse sunt mult mai bine controlate prin utilizarea comunicării formale pe verticală.

O astfel de comunicare organizaţională s-a dovedit a fi eficientă mai ales în companiile cu un număr mare de angajaţi, în condiţiile în care aceasta este completată şi cu alte tipuri de comunicare inter şi intra departamentală", se arată într-un studiu efectuat de echipa HR România.

Potrivit acestuia, majoritatea repondeţilor au menţionat că în cadrul organizaţiilor în care lucrează comunicarea formală pe verticală se desfăşoară în ambele direcţii, ceea ce presupune existenţa unui feed-back pe care atât conducerea, cât şi angajaţii îl primesc.

Pentru creşterea performanţelor legate de comunicarea organizaţională, majoritatea managerilor îşi dezvoltă abilitatea de a prelucra informaţiile obţinute de la angajaţii din subordine şi de a transmite un feed-back rapid şi concret. Un astfel de feed-back asigură buna receptare şi înţelegere a mesajului, adaptarea informaţiilor la caracteristicile receptorilor, reglarea socială prin flexibilitatea rolurilor şi a funcţiilor îndeplinite de receptori, precum şi mărirea satisfaţiei în muncă.

Comunicarea ajută productivitatea

Companiile sunt tot mai interesate de implementarea unor astfel de instrumente, de ele depinzând în bună măsură şi gradul de productivitate al fiecăruia dintre angajaţi. Veronica Dogaru, director de comunicare internă în cadrul companiei Orange România, spune că importanţa comunicării organizaţionale este susţinută cu argumente date de specialişti.

"De exemplu, studiile celor de la Watson Wyatt, care, în analizele din 2007/2008 pe procesele de comunicare dintr-un eşantion de companii susţin că acele companii care reuşesc să comunice efectiv cu angajaţii au o probabilitate de 4 ori mai mare de raportare a unui nivel ridicat de angajament al angajaţilor decât companiile care comunică mai puţin eficient", a declarat Veronica Dogaru.

Asta pe lângă faptul că o comunicare eficientă cu angajaţii este un indicator, cheie al performanţei financiare (companiile care au avut cele mai bune programe de comunicare internă au oferit în procent de 91% retur al investiţiei către acţionari din 2002 până în 2006, în timp ce companiile care au comunicat mai puţin eficient cu angajaţii au ajuns la un procent de doar 62%).

Mediul de lucru contează

Potrivit reprezentatei Orange România, pe lângă un pachet salarial bun, de bonusuri sau beneficii, pentru un angajat va conta întotdeauna mediul de lucru, felul în care i se facilitează accesul la informaţie şi dezvoltare, înţelegerea propriului rol în aplicarea unei strategii şi a impactului pe care aceasta îl va avea la un moment dat asupra sa şi asupra clienţilor săi, modul în care relaţionează cu colegii săi şi cu alte echipe, practicile manageriale, cu alte cuvinte cultura unei companii.

"Toţi aceştia sunt factori importanţi pentru păstrarea unui angajat bun şi, prin comunicare informală, pentru atragerea de noi angajaţi", spune Dogaru. Bazele unei comunicări eficiente încep mereu prin stabilirea publicului vizat.

Cunoaşterea audienţei, esenţială

"Pentru a avea o comunicare eficientă, trebuie mai întâi de toate să-ţi cunoşti audienţa. De aceea, o etapă importantă în implementarea strategiei noastre este segmentarea audienţei, în funcţie de care ne stabilim tacticile. În general, instrumentele pe care le folosim sunt cele clasice: planul de comunicare, strângerea de feedback -informal şi formal-prin polluri de opinie şi chestionare dedicate, alegerea canalului potrivit de comunicare, în funcţie de mesaj şi de audienţă (intranet, revista internă, e-mail, întâlniri, workshop)", spune Veronica Dogaru.

În opinia sa, în mod cert, deschiderea către dialog este prima schimbare de atitudine; angajaţii sunt mult mai dispuşi să-şi spună opinia despre ceea ce merge bine şi ce ar trebui îmbunătăţit, despre aşteptările şi problemele lor, ceea ce asupra businessului are un efect major, ajutând de multe ori la simplificarea/ îmbunătăţirea unor procese, tehnologii, servicii destinate clienţilor.

În Orange România, comunicarea internă a început să capete importanţă odată cu pregătirea procesului de rebranding de la Dialog la Orange, când a trebuit să se comunice celor 1.300 de angajaţi de la vremea aceea filosofia şi valorile noului brand, astfel încât la momentul lansării să poată oferi clienţilor o experienţă diferită. Treptat, odată cu dezvoltarea businessului, funcţiunea în sine s-a dezvoltat, la fel şi activităţile.

"În prezent, comunicarea internă constă în construirea acelor tipuri de relaţionări corecte, neţinând cont de statut, ierarhii, politici, personalităţi şi tehnologii, care să contribuie la succesul unei companii. Este practic modul în care comunicarea internă poate adăuga valoare unui business.

Astfel, toate evenimentele destinate angajaţilor au la bază promovarea spiritului de echipa: Orange Sports Day, petrecerea de Crăciun, workshopurile pentru manageri, concursuri/ animaţii interne", a precizat Veronica Dogaru, director de comunicare internă Orange România.

Modalităţi eficiente de comunicare

Pentru a se asigura de faptul că în organizaţiile în care lucrează comunicarea se desfăşoară în bune condiţii, iar feed-back-ul este prezent la un nivel optim, mulţi manageri apelează la o serie de proceduri sau căi prin care se asigură că ceea ce au transmis ei către angajaţi a fost corect recepţionat.

De asemenea, prin aceste metode, managerii au posibilitatea de a afla care sunt opiniile, problemele şi sugestiile angajaţilor lor cu privire la sarcinile pe care aceştia le au de îndeplinit. Potrivit rezultatelor studiului realizat de HR România, printre cele mai des utilizate modalităţi de îmbunătăţire a comunicării organizaţionale se numără:

Şedinţe deschise

Şedinţe interdepartamentale

Se caută adaptarea cât mai corectă a organigramei la o comunicare eficientă, atât pe orizontală, cât şi pe verticală

Realizează un newsletter intern

Se dau anunţuri pe mail către toată organizaţia

Intranet

Menţine contactul cu angajaţii. Cere referinţe. Asigură canale de comunicare permanentă.

Acele companii care reuşesc să comunice efectiv cu angajaţii au o probabilitate de patru ori mai mare de raportare a unui nivel ridicat de angajament al salariaţilor decât companiile care comunică mai puţin eficient
Veronica Dogaru, director de comunicare internă Orange România